Jak si vybrat vhodnou účetní firmu?

Mnohé firmy v ČR nabízejí komplexní služby v oblasti vedení účetnictví, daní, mezd, účetního a ekonomického poradenství a kontroly (evidence, evidence majetku, vedení knihy jízd, zpracování DPH, spotřební daně, daně z příjmů, z motorového vozidla z nemovitostí, vypracování účetní závěrky, sestavení konsolidované uzávěrky, externí zpracování mezd, vystavení měsíčních výkazů pro pojišťovny, platebních příkazů odvodů a mezd, potvrzení pro zaměstnance, vystavování a doručování přihlášek a odhlášek na pojišťovny a jiné).

Prostřednictvím různých podpůrných programů nabízejí účetní firmy zpracování účetnictví a mezd. Podnikatelé jim tuto starost často rádi přenechávají, aby se mohli efektivněji věnovat svým vlastním obchodním aktivitám.

Jaké doklady a informace potřebuje externí účetní firma?
Pokud chcete svěřit své účetnictví externí firmě musíte vědět přesně, jestli chcete dokumenty zpracovat v jednoduchém nebo podvojném účetnictví. Jako podklady pro zpracování účetnictví jsou nutné hlavně tyto doklady:
dodavatelské a odběratelské faktury, příjmové a výdajové pokladní doklady, položky v bankovním výpisu a jiné typy dokladů (vedení pokladny v cizí měně, cestovní příkazy, vyúčtování cestovních náhrad atd..).

Pro externí účetní firmy mohou být důležité také informace o vedení skladové evidence a o vývozu a dovozu zboží (kvůli statistice, pokud požadujete Intrastat - závěrka podle mezinárodních účetních standardů IAS/AFRS). Pokud jste větší firma, je vhodné uvést pro účetního informace o počtu zaměstnanců a poskytnout podklady o jejich docházce, počtu odpracovaných hodin, nástupu do zaměstnání, výstupu ze zaměstnání a jiné (pro zpracování mezd).

Výhody vedení účetnictví u externí účetní firmy
požadované služby udělá kvalitněji a efektivněji - externí účetní firma má více pracovníků, kteří se dlouhodobě věnují své odborné činnosti a sledují změny v legislativě, jejich dopady na vedení účetnictví,
značná úspora nákladů (vyhnete se investicím do zaměstnanců, počítačového a programového vybavení, vysokým nákladům spojeným se vzděláváním zaměstnanců, nákladům vyplývajícím z chyb či nevyužití správních účetních postupů,
věnujete více času své činnosti - účetnictví za vás udělá externí firma

Nevýhody externí firmy
do dokladů vám nahlíží někdo cizí, kdo má podrobný přehled o vašich obchodech a transakcích,
při nekorektním přístupu se mohou od účetního dozvědět třetí strany obchodní tajemství a věci, které by mohly poškodit vás a vaše obchody

Jak si vybrat vhodnou účetní firmu?
Je značným problémem si mezi obrovským množstvím externích účetních firem vybrat právě tu vhodnou a správnou. Cena služeb nabízených externími účetními službami závisí na povaze, rozsahu, náročnosti, množství, připravenosti a zpracování podkladů. Výběr firmy a jejich služeb závisí, zda od ní chcete jako větší firma komplexní služby od zpracování účetnictví, přes mzdy až po poradenství nebo zda jako drobný živnostník potřebujete takovou firmu jen "jednou za čas" na zpracování daňového přiznání a jiných daní.

Pro drobné podnikatele jsou vhodné firmy, které poskytují jednotlivé služby i pro živnostníky a menší podniky. Většinou jsou tyto nabízené služby značně cenově přístupnější, než služby nabízené komplexními balíčky pro velké organizace. Velmi podstatné je také poskytování odborného poradenství a pomoc při řešení problémů. Výhodnější je firma, která toto poradenství poskytuje zdarma jako bonus ke svým službám. Neméně podstatná je i diskrétnost firmy, spolehlivost, kvalita a forma výstupu pro klienta, archivace (papírový výstup, elektronický výstup). V kvalitní firmě musí pracovat kvalifikovaní pracovníci s příslušnými odbornými certifikáty. Doporučujeme si nejdříve zjistit reference o firmě i od známých.